fbpx

Tilitoimistojen tulee tunnistaa asiakkaansa vahvasti sekä myös tunnettava/tiedettävä asiakasyritysten tosiasialliset edunsaajat 1.7.2020 mennessä ja sen jälkeen. Tämä tarkoittaa sitä, että pääasiallisen kontaktihenkilön tilitoimiston suuntaan tulee tunnistautua vahvasti. Asiakasyritysten tulee myös täyttää kaikki yrityksen edunsaajat ja heidän tietonsa. Mikäli asiakasyrityksellä ei ole yhtään sähköpostiosoitetta, tulee asiakkaan tulla toimistolle henkilöllisyystodistuksen (passi tai henkilöllisyyskortti) kanssa ja tuoda mukanaan kaikki tarvittavat tiedot yrityksen tosiasiallisista edunsaajista.
Tee tunnistautuminen viipymättä.

 

Tässä on ohjelmantoimittajan ohjeet, kuinka voitte tunnistautua sekä täyttää yrityksenne tosiasialliset edunsaajat helposti verkossa:

Paina tästä nähdäksesi järjestelmäntoimittajan video-ohjeet tunnistamiseen ja edunsaajien täyttämiseen!

 

  1. Sähköpostiisi saapuu aktivointilinkki Koho Portaaliin, jonka kautta ensikirjautuminen tapahtuu. Sähköposti saapuu osoitteesta noreply@koho-online.com.
  2. Luo itsellesi salasana
  3. Kirjaudu sisään Koho Portaaliin
    1. Mikäli sähköpostiosoitteellanne on monta yritystä, valitse tästä yritys nyt johon haluat siirtyä täyttämään tietoja (sarjayrittäjä).
  4. Paina sivun oikeasta reunasta nimesi vierestä ”Kynä” -ikonia
    1. Täytä omat tietosi oikein ja merkitse oletko tosiasiallinen edunsaaja. Täytä kaikki kohdat, mikäli olet ja paina ”Päivitä”.
  5. Paina oikeasta yläkulmasta Valikkoa ja valitse sieltä ”Tunnistautuminen”
    1. Valitse tunnistautumistapa (Suosittelemme sähköistä tunnistautumista pankkitunnuksien avulla)
      1. Toimi valitun tavan ohjeiden mukaan.
        1. sähköinen tunnistautuminen = syötä sähköpostisi ja saat sähköpostiisi tunnistuspyynnön. Tunnistautuminen tehdään pankkitunnuksilla.
        2. Passi = Syötä passin tai henkilökortin numero – Liitä/tallenna kuva passista/henkilökortista
  6. Kun tunnistaminen on tehty, niin palaa Koho Portaaliin ja syötä yrityksen kaikki edunsaajat ja heidän tiedot. Saat lisättyä edunsaajat painamalla oikeasta reunasta ”Lisää käyttäjä”.
    1. Saat muokattua itse heidän tiedot. 
      1. Älä syötä edunsaajalle sähköpostiosoitetta, sillä muuten hänelle aukeaa Portaali-tunnukset turhaan.

 

UKK:

  • Yhteyshenkilö on henkilö, joka on pääsääntöinen yrityksen kontaktihenkilö tilitoimiston suuntaan. Toimittaa materiaalit, tietää ja tuntee yrityksen talousasiat ja saa tilitoimistolta viestejä ja raportteja.
    • Tulee kertoa omat perustietonsa ja tunnistautua pankkitunnuksien, passin tai henkilökortin avulla vahvasti.
      • Suosittelemme sähköistä tunnistautumista pankkitunnuksien avulla, koska se on helpoin tapa.

  • Riittää, kun 1 henkilö per yritys tunnistautuu vahvasti

  • Yhteyshenkilön, joka luo tunnukset järjestelmään, tulee myös täyttää yrityksen kaikki tosiasialliset edunsaajat ja kertoa heidän perustietonsa. 
    • Edunsaajille on täytettävä seuraavat tiedot:
      • Onko poliittisesti vaikutusvaltainen
      • Syntymäaika
      • Omistusosuus tai määräysvalta (%)
      • Kotikunta
      • Kansalaisuus
      • Kotimaa (jos ei suomen kansalainen)
      • Kotiosoite (jos ei suomen kansalainen).
        ÄLÄ SYÖTÄ SÄHKÖPOSTIOSOITETTA, koska muuten hänelle lähtee turhaan tunnukset Portaali-ohjelmaan.

  • Tunnistuspyyntö tulee yhteyshenkilölle sähköpostilla. Sähköposti saapuu osoitteesta noreply@koho-online.com. Viestissä kerrotaan, että sinulle on avattu Portaaliympäristö Tilitoimisto Aarnio Oy:n kanssa.
    • Luo itsellesi salasana ja kirjaudu tämän jälkeen sisään palveluun.

  • Sarjayrittäjän tarvitsee luoda tunnukset ja tunnistautua jokaisesta sähköpostista johon hän saa viestin ohjelmasta.
    • Tunnistautuminen per sähköpostiosoite, johon saapuu linkki tunnusten luomiseen
    • Näet tunnukset luotuasi, mitkä yritykset ovat minkäkin sähköpostiosoitteen alla.
    • Edunsaajat pitää merkit jokaiseen yritykseen.

  • Jos yrittäjällä on sama sähköpostiosoite ohjelmassa jokaiseen yritykseen, hän voi yksillä tunnuksilla liikkua omien yritystensä välillä ohjelmassa.
    • Vain 1 tunnistautuminen riittää, ei tarvitse tunnistautua jokaisessa yrityksessä.
    • Edunsaajat pitää merkitä jokaiseen yritykseen.

Lisätietoa tosiasiallisista edunsaajista saat lähetetystä kirjeestämme ja PRH:n sivuilta: Kuka on edunsaaja?

Jos tarvitset apua, voit olla yhteydessä Tatu Virtaan, Teemu Aarnioon tai laittaa viestiä tämän yhteydenottolomakkeen kautta.

In English:

Identifying our customers and knowing their beneficiaries

As we stated in the client letter, accounting firms must identify their clients strongly as well as know all the actual beneficiaries of the client companies. Client companies must fill in all the beneficiaries of the company and their information.

Here are the program provider’s instructions on how you can identify and meet the actual beneficiaries of your business. At this time the software is only in finnish language. Sorry about the inconvenience, but we tried to help you with the instructions below.

Video instructions here (only in finnish)

 

Once you get the e-mail:

  1. An activation link will arrive in your e-mail to the Koho Portaali, through which the first login will take place. Email arrives from noreply@koho-online.com.
  2. Create a password for yourself
  3. Log in to the Koho Portaali
    1. If you have many companies with your e-mail address, select the company you want to go to now to fill in the information (serial entrepreneur).
  4. Click the ”Pen” -icon next to your name on the right side of the page
    1. Please edit your personal information correctly and indicate whether you are an actual beneficiary. Fill in all fields if you are.
  5. Click on Menu in the upper right corner and select ”Tunnistautuminen” (Authentication)
    1. Choose an authentication method (passport, id-card or electronic identification)
      1. We definitely recommend that you choose ”Sähköinen tunnistautuminen” (electronic identification with bank id)
        1. Follow the instructions in the selected method:
          1. electronic authentication = enter your email and you will receive an authentication request in your email. From there you authenticate with your banking id
          2. passport = enter a copy of the passport / identity card
  6. Once the identification is done, return to the Koho Portaali and enter all the beneficiaries of the company and their details. You can add beneficiaries by clicking ”Lisää käyttäjä” (Add User) on the right.
    1. You can customize and fill their information yourself and mark them as beneficiaries. They don’t have to log in to the Koho Portaali.
      DO NOT ENTER AN EMAIL ADDRESS, otherwise he/she will be unnecessarily sent IDs to the Portal Program.


FAQ:

  • A contact person is a person who is the main contact person for the company towards the accounting firm. Delivers materials, knows and is familiar with the company’s finances and receives messages and reports from the accounting firm.
    • You must share your basic information and identify yourself strongly with your bank ID, passport or identity card.
      • We recommend electronic identification with bank IDs as it is the easiest way.

  • It is enough that 1 person in the company is strongly identified.

  • The contact person who creates the IDs in the system must also fill in all the actual beneficiaries of the company and provide their basic information.
    • Beneficiaries must complete the following information:
      • Is politically influential
      • Date of birth
      • Ownership or control (%)
      • Residence/City
      • Nationality
      • Country (if not a Finnish citizen)
      • Home address (if not a Finnish citizen).
        DO NOT ENTER AN EMAIL ADDRESS, otherwise he/she will be unnecessarily sent IDs to the Portal Program.

  • An identification request will be sent to the contact person by email. Email arrives from noreply@koho-online.com. The message states that the Koho Portaali -service with Tilitoimisto Aarnio Oy has been opened for you.
    • Create a password for yourself and then log in to the service.

  • All of the information we collect is the minimum required by law.

  • The serial entrepreneur needs to create an account and identify themselves from each email to which he receives a message from the program. (different e-mail addresses for each company)
    • Authentication per email address, which received an email about creating an account.
    • Once you have created the account, you will see which companies are under each email address.
    • Beneficiaries must be listed for each company.
  • If the entrepreneur has the same email address in the program for each company, he or she can use one account to move between his or her own companies in the program.
    • Only 1 authentication is enough, there is no need to authenticate in every company.
    • Beneficiaries must be listed for each company.

You can find more information about the actual beneficiaries in our letter, as well as on the NBPR’s website: Who is a beneficial owner?

If you need help, you can contact Tatu Virta, Teemu Aarnio or send us a message through this contact form.

  • Pika-tarvekartoitus